Gerencie seu tempo - conselho de especialistas

Nós diremos sobre as ferramentas mais úteis para trabalhar com o calendário, descrito por Daniel Browne - autor de "The Source of Energy".

O princípio de Pareto afirma que o trabalhopreencha o tempo todo para isso. O calendário é a sua ferramenta para o orçamento de tempo, permitindo que você lida efetivamente com qualquer empresa ou projeto no qual você esteja trabalhando. O tempo não planejado, provavelmente, será ocupado com o trabalho. Use as seguintes regras para ajudá-lo a usar seu calendário:

1. O calendário deve representar uma imagem real de como você vai usar seu tempo.

Deve ser planejado tudo o que é importante para você e precisa ser feito. Uma excepção só pode ser feita para pequenas tarefas que você gasta menos de quinze minutos.

2. Tire um tempo para definir planos para dias e semanas específicos.

O planejamento detalhado ajuda você a economizarConcentre-se no que você faz em um determinado momento, e não saia do horário. O planejamento para o próximo dia é melhor a noite anterior, quando você terminou o trabalho e tem uma idéia do que deve ser adiado para amanhã. Fazer ou ajustar o plano pela manhã só é aconselhável se, à noite, você tiver uma ideia criativa ou você se lembrou de uma questão urgente.

3. Descarte-se das listas de tarefas.

Tendo escrito tudo o que você precisa fazer no papel, vocêlivre sua cabeça, mas o problema é que na sua lista de casos não será limitado a prazos específicos e, como resultado, você não saberá quando você pode cumpri-los.

4. Use alertas para tarefas que estão bem ligadas ao tempo.

Se você tem coisas para fazerem um momento específico, ative o alerta ou sinal que os remete. Apesar de os alertas ajudar a manter a sensação do tempo, é melhor não usá-los para casos que não estão vinculados ao tempo, porque se os lembretes forem recebidos muitas vezes, você simplesmente deixará de responder a eles.

5. Agende a solução para tarefas com prazos flexíveis.

Normalmente, coisas que não exigem que elesenvolvido em um certo tempo, coloque as listas, muitas vezes esquecido sobre elas ou transferido no dia seguinte. Ao incluí-los em sua programação, você aumentará a probabilidade de sua solução. Leve-os por um momento em que provavelmente você poderá resolvê-los.

6. Faça do calendário seu melhor amigo.

Mesmo se você usar um diário eletrônico comDefina alertas, você deve, de tempos em tempos, consultar seu calendário. Isso permitirá que você tenha uma idéia do próximo dia. Você precisa ver o calendário pelo menos duas vezes por dia. O melhor de tudo, se você olhar para ele toda vez que você terminar a próxima coisa. Exclua os casos concluídos ou resalte-os em cores para ver se o trabalho sobre eles está concluído.

7. Quebrar grandes tarefas em menores e planejar sua solução.

Muitas vezes, quando se trabalha em grandes projetos, podeParece que não há necessidade de planejar nada, já que já é conhecido o que fazer nos próximos dias ou semanas. No entanto, se você não é muito organizado, então uma idéia aproximada do que você está fazendo e o prazo aproximado afetará sua produtividade, uma vez que a ausência de cronogramas no horário irá privar você de um senso de urgência. Não saia da trilha irá ajudá-lo a dividir o projeto em subtarefas e planejar soluções para cada um deles no calendário.

8. Não se esqueça de providenciar pausas entre os casos.

O principal obstáculo no planejamento -falta de realismo. Ao planejar tarefas sem ter em conta distrações ou intervalos necessários para mudar para o próximo caso, corre o risco de perder o foco, sair do cronograma e enfrentar a necessidade de recuperar o atraso no resto do tempo. Ao longo do tempo, você começa a pensar que o planejamento não funciona e você abandona a idéia de garantir a produtividade. Se você oferece descanso, uma pausa para o almoço, tempo para a viagem e as distrações, você terá uma imagem realista do que você precisa fazer e o seu tempo será gasto, o que significa que você pode planejar seu dia de forma mais eficiente.

9. Planeje o tempo para preparar chamadas e próximas reuniões.

Você deve estar atrasado para uma reuniãodevido ao fato de que você não forneceu tempo suficiente para a estrada e a aparência de um engate. Ao programar o tempo de preparação em seu calendário, você se livrará do estresse, se você precisa descobrir a rota ou procurar o número de telefone antes de sair quando precisa ligar para o cliente. Planejando o tempo para a viagem, descubra o horário exato dos transportes e ofereça a oportunidade de interceptar uma xícara de café ao longo do caminho.

10. Programe o tempo durante o dia para tarefas imprevistas e circunstâncias.

Com que frequência suas coisas correm errado? Todos os dias, uma vez por semana? Forneça em sua agenda um tempo para circunstâncias imprevistas, e se elas não aparecem, você sempre pode usá-lo para executar outro trabalho. Analise quanto tempo durante o dia vai para chamadas ou pausas não programadas, e agendá-lo em sua agenda. Provavelmente, primeiro você superestimará ou subestimará o tempo que precisa, mas com a experiência aumentará a precisão de sua avaliação.

11. Desenvolva o hábito de planejar.

Assim que você tiver uma nova tarefa, imediatamenteAlém disso, coloque-o em sua agenda. Se, por algum motivo, isso não for possível, tome nota no bloco de notas, smartphone, tablet ou em qualquer outro dispositivo que você esteja usando. A entrada imediata da tarefa no cronograma, em primeiro lugar, elimina a necessidade de lembrar o que você precisa fazer e, em segundo lugar, exclui a possibilidade de que ela permanecerá sem solução.

Se você deve monitorar regularmentesolicita ou organize reuniões, forneça-as no horário do calendário por uma semana e, em seguida, simplesmente adicione itens ao intervalo especificado. Em um calendário eletrônico, por exemplo, no Outlook, você pode colocar esses itens na seção de notas. No diário de papel, onde não há lugar para todos os itens, você pode desenhá-los como uma lista separada, amarrada a um determinado período de tempo.

12. Use apenas um calendário para planejar o trabalho e para todos os outros problemas.

Quando se trata de sua vida, entre trabalho eO lazer não deve ser dividido. Estas áreas de sua vida são um reflexo de como você gerencia seu tempo. Usando dois calendários, você dissipa sua atenção e dificulta o controle do tempo.

13. Use o método da célula.

Seu princípio é dividirdia por vários intervalos de tempo amplos. A eficiência máxima é fornecida por segmentos de pelo menos uma hora e meia. O número dessas células pode variar de três a seis. O mais simples é um dia composto por três células correspondentes aos períodos de manhã, tarde e noite.

Os intervalos de tempo são nada mais do que blocos de realizações, ou um momento em que você estará envolvido nos assuntos mais importantes.

Uma célula não assume que sejaapenas uma tarefa de trabalho. Você pode agendar para este período qualquer número de casos. Por exemplo, se o tamanho da célula da manhã é de três horas, você pode agendar quatro tarefas de 15 minutos e duas horas nele. Combine várias pequenas tarefas em blocos de 30 minutos ou, melhor ainda, coloque-as nas células da hora.

Sinta-se ocupado por nóspequenas tarefas e grandes blocos contribuem para a formação de planos pensativos e dão a impressão de que atingimos nosso objetivo. Tente não preencher as células com tarefas rotineiras ou improdutivas. Se você precisar de muito tempo para assuntos administrativos, crie uma célula separada para eles. Você deve ser produtivo, não ocupado. E não se esqueça de resumir o fim de cada intervalo.

Estruturar as células irá ajudá-lo a fazer o uso mais eficiente do tempo atribuído aos casos planejados. Na célula, você deve fazer algo que seja realmente importante para você.

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  célula ou noite para relaxar;


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  célula, ou uma data para uma data;


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  célula, ou uma noite dedicada ao crescimento ou aprendizagem pessoal;


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  célula, ou uma noite dedicada às crianças e à família;


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  uma célula para comunicação;


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  celular para o trabalho atrasado;


• 
  célula para ir ao cinema;


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  célula para treinamento.

14. Use seu tempo livre com sabedoria.

Olhando para as células, você tem uma idéia doQuanto você tem tempo livre. Cada uma das cinco noites úteis oferece três a seis horas de tempo livre. São quinze a trinta horas por semana. Você pode gastá-los em qualquer coisa: relaxar, socializar com a família e crianças, jantar em um restaurante, ir ao cinema. Se você adicionar a eles o fim de semana (isto é mais trinta e seis horas, ou mais seis - doze células), você receberá de cinquenta a setenta e seis horas de tempo livre por semana! Este é o seu tempo para implementar uma variedade de projetos - por exemplo, para aprender uma língua estrangeira, escrever um livro, etc.

Use estas dicas e você poderámelhorar significativamente a produtividade, manter a paz mental, mais fáceis de controlar as suas vidas e obter mais tempo livre para si e para os seus entes queridos!